Redução de custos na área de TI: como fazer e ainda manter a operação?

por nava
abril, 2019.

Cortar despesas é uma ambição que povoa a cabeça de todos os gestores, mas muitos se perguntam como fazê-lo sem diminuir a produtividade geral da companhia. O assunto se torna ainda mais complexo quando envolve uma área sensível como o setor de tecnologia. Mas não se preocupe: neste artigo, vamos apresentar formas de conseguir a sonhada redução de custos em TI.

Diminuir os gastos com tecnologia estrategicamente deve ser algo bem planejado, que leve em consideração as prioridades e metas da empresa. Vamos conhecer os meios de realizar essa redução e ainda manter o fôlego do seu negócio. Confira!

Levante os custos e gastos para saber por onde começar

Antes de tudo, é preciso assegurar que os cortes sejam feitos sem que a empresa perca qualidade nas operações. Afinal, não adianta muito arcar com valores menores em curto prazo e perder clientes já fidelizados.

Uma boa forma de reduzir custos com TI é considerar o outsourcing ou terceirização de determinadas atividades. Porém, é preciso se certificar de que os profissionais contratados sejam realmente especialistas em seus respectivos ramos de atuação, caso contrário a empresa pode delegar tarefas vitais do negócio a pessoas pouco experientes.

É importante notar que, muitas vezes, os gestores se concentram em problemas muito específicos de tecnologia e acabam negligenciando práticas destinadas a otimizar empresas de diferentes segmentos. A manutenção preventiva é uma dessas funcionalidades.

Muitos problemas podem ser evitados com um simples check-up geral, realizado de forma periódica — e isso pode ser feito pela própria equipe interna de TI ou por profissionais terceirizados. Isso se aplica, principalmente, às companhias que dependem fortemente de recursos tecnológicos para operar as suas atividades-fim.

Automatize algumas tarefas

Muitas atividades relacionadas à tecnologia de informação, como backups, atualizações e ajustes diversos, são repetitivas e acabam deslocando colaboradores talentosos de tarefas mais desafiadoras da organização. Esses trabalhos mais burocráticos são fundamentais para manter os processos da companhia funcionando, mas a boa notícia é que eles não dependem da designação de um profissional para serem feitos.

Ao automatizar tarefas desse tipo, os gestores eliminam os erros e o retrabalho humanos, já que as máquinas identificam o tipo de trabalho a ser feito e passam a realizá-lo de forma automática. A automação gera tempo, reduz as despesas e liberam profissionais para trabalhar em outras áreas mais inovadoras do negócio.

Basicamente, ao automatizar os processos de TI, é possível obter diagnósticos mais precisos de falhas e deficiências nas atividades, além de acelerar a produtividade. Como se não bastasse, você ainda motiva os colaboradores ao diminuir a carga de tarefas repetitivas.

Capacite os colaboradores

Apesar de já termos mencionado os benefícios do outsourcing, é possível contar com esses serviços terceirizados e de consultoria e ainda manter uma equipe interna forte. Principalmente quando falamos de pessoas que já estão plenamente adaptadas às diretrizes do negócio e podem agregar muito valor à companhia.

Assim, é fundamental investir em treinamentos e na capacitação geral desses profissionais. Além de garantir que essas pessoas estarão aptas a trabalhar em um mercado cada vez mais automatizado, você ainda investirá na própria companhia ao incrementar as habilidades do seu quadro de colaboradores.

Adote tecnologias de ponta

A adoção de tecnologias pode reduzir significativamente os custos dentro da empresa. Contratar uma ferramenta de acordo com a sua necessidade vai incrementar o monitoramento geral do negócio como um todo e organizar os dados.

O gestor terá ferramentas mais eficazes para identificar gaps, visualizar problemas de produtividade e desenvolver meios de combatê-los. Além de obter dados, será possível extrair informação valiosa por meio deles, prevendo problemas e antecipando as decisões.

Um dos meios de conferir mais precisão ao monitoramento do seu negócio é o analytics, a análise de dados brutos com o objetivo de tirar conclusões e gerar informação relevante para a empresa.

Ele proporciona ao gestor a produção de informação valiosa e até mesmo o cruzamento desses elementos com dados já existentes, estabelecendo padrões e gerando soluções destinadas a prover soluções de acordo com o comportamento e as necessidades dos clientes.

Tudo o que for extraído dos dados será armazenado, de forma a registrar digitalmente todo o conhecimento que for essencial para a empresa. A partir desse repositório, será possível desenvolver novas estratégias de negócio, se beneficiando de ferramentas como a previsão (forecasting), mineração de dados e modelagens estatísticas.

Contrate soluções personalizadas

A quantidade de ferramentas de TI disponíveis no mercado já é muito grande e a tendência é de que continue crescendo — afinal, a tecnologia se tornou uma área protagonista em diversos tipos de comércio.

O problema é que a maioria delas é desenvolvida de forma a atender o maior tipo de demandas possível, gerando pouca especialização. É essencial contar com soluções personalizadas, mais indicadas para ampliar as oportunidades de expansão dos negócios.

Investir em soluções tecnológicas, moldadas de acordo as necessidades e demandas do contratante, proporciona um direcionamento mais estratégico dos gastos e uma melhoria operacional da organização como um todo. Isso ocorre porque essas ferramentas tornarão as rotinas mais dinâmicas e produtivas.

Quando as ações de TI são personalizadas, há uma integração bem maior entre os diversos departamentos, otimizando todo o fluxo de trabalho. Com a flexibilidade conferida por esse investimento, já que os setores estarão mais cientes das diversas etapas dos processos, vem, ainda, um aumento na produtividade dos colaboradores.

Além disso, ao contratar uma ferramenta que se adapte ao que os colaboradores efetivamente precisam, fica mais fácil se dedicar a conseguir mais oportunidades de negócio. Funciona assim: como a empresa não vai ter que continuar arcando com os gastos de uso e das necessidades de manutenção de uma solução digital pouco flexível, será possível desenhar novas estratégias financeiras e fazer a companhia crescer.

Porém, para que esse sonho se torne realidade, é preciso escolher os fornecedores mais habilitados para prover soluções digitais de acordo com o perfil e metas da empresa. É preciso delimitar as prioridades e procurar prestadores de serviço que estejam de acordo com essas diretrizes.

Como vimos neste artigo, são diversas as possibilidades para conseguir uma eficiente contenção de despesas em sua organização. Isso envolve tanto iniciativas mais genéricas (implantação de manutenção preventiva periódica) como opções mais sofisticadas (computação em nuvem e soluções personalizadas).

Percebeu como é possível obter a redução de custos em TI sem comprometer a operação e ainda motivar os seus colaboradores? Não é mais necessário se prender a ferramentas tecnológicas pouco flexíveis, que comprometem todo o potencial criativo da empresa.

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